PDF (Portable Document Format) to format pliku, który przechwycił wszystkie elementy drukowanego dokumentu jako obraz elektroniczny, który można przeglądać, przeglądać, drukować lub przekazywać komuś innemu. Pliki PDF są tworzone za pomocą programów Adobe Acrobat, Acrobat Capture lub podobnych produktów.
Do przeglądania i używania plików potrzebny jest darmowy program Acrobat Reader, który można łatwo pobrać. Po pobraniu czytnika uruchomi się on automatycznie, gdy zechcesz wyświetlić plik PDF.
Pliki PDF są szczególnie przydatne w przypadku dokumentów, takich jak artykuły z czasopism, broszury produktów lub ulotki, w których chcesz zachować oryginalny wygląd graficzny online. Plik PDF zawiera jeden lub więcej obrazów stron, z których każdy można powiększać lub zmniejszać. Możesz poruszać się w górę iw dół strony.
Pliki PDF: jak jest ich kompresja
Produkt Acrobat, który umożliwia tworzenie plików PDF, sprzedaje się w niezbyt skandalicznym przedziale cenowym. Alternatywą inną niż Adobe jest produkt o nazwie Niknak z 5D, firmy z Wielkiej Brytanii. (Sam czytnik jest darmowy i może być używany jako wtyczka do przeglądarki internetowej lub może być uruchomiony samodzielnie). Niektóre sytuacje, w których pliki PDF są pożądane, obejmują:
Opracowywanie projektów graficznych, w których członkowie zespołu pracują zdalnie i dlatego muszą zgłębiać pomysły projektowe online
Osoby z działu pomocy technicznej, które muszą zobaczyć drukowaną książkę, na którą patrzą użytkownicy
Dystrybucja online każdego drukowanego dokumentu, w którym chcesz zachować jego wydrukowany wygląd
Pliki Acrobat PDF to coś więcej niż obrazy dokumentów. Pliki mogą osadzać czcionki kroju pisma, aby były dostępne w dowolnym miejscu. Mogą również zawierać elementy interaktywne, takie jak przyciski do wprowadzania formularzy i aktywacji dźwięku oraz filmów Quicktime lub AVI. Pliki PDF są zoptymalizowane pod kątem Internetu, wyświetlając tekst przed obrazami graficznymi i łączami hipertekstowymi.
Użytkownicy często zastanawiają się, jak zmniejszyć rozmiar pliku PDF, aby upewnić się, że zostanie on zaakceptowany przez system zarządzania sprawami sądu, a tym samym pomyślnie zarchiwizowany w formie elektronicznej.
Istnieje cały szereg reguł dotyczących rozmiaru plików, w zależności od systemu zarządzania używanego do zarządzania otrzymywanymi plikami. Ważne jest, aby wcześniej sprawdzić lokalne przepisy w swoim sądzie.
Ogólnie rzecz biorąc, istnieje bardzo niewiele powodów, dla których pliki PDF miałyby rozmiar setek megabajtów, chyba że zawierają dowody, które należy zapisać jako zdjęcia o bardzo wysokiej rozdzielczości. Wykonując kilka prostych kroków, nawet duże pliki składające się z setek stron nie powinny przekraczać 10 MB.
Jak określić rozmiar dokumentu PDF
Jeśli używasz programu Adobe Acrobat, sprawdzenie rozmiaru pliku PDF jest łatwe. Po prostu kliknij Plik, a następnie Właściwości. Zobaczysz wiele informacji o dokumencie, w tym o jego rozmiarze.
Alternatywnie możesz przejść do folderu zawierającego dokument, kliknąć go prawym przyciskiem myszy i kliknąć właściwości.
Większe pliki ładują się dłużej, trudno jest je udostępniać elektronicznie (na przykład pocztą e-mail) i szybciej zajmują miejsce na pliki Twojej firmy prawniczej. Ponadto, chociaż sądy akceptują większe rozmiary plików, wolą obsługiwać mniejsze, bardziej zoptymalizowane pliki.
Jak więc zmniejszyć rozmiar dokumentów PDF? Oto pięć szybkich wskazówek.
Jeśli to możliwe, unikaj skanowania plików PDF
Powszechnym błędem jest przekonanie, że aby utworzyć pliki PDF lub połączyć kilka dokumentów i naświetleń w jeden plik PDF, trzeba wszystko wydrukować i zeskanować razem. Pliki konwertowane elektronicznie są zwykle znacznie mniejsze niż pliki skanowane.
Należy zeskanować tylko dokumenty, które istnieją tylko na papierze; wszystkie inne dokumenty można konwertować elektronicznie z oryginalnego pliku, zapisując je w formacie PDF. Ponadto poszczególne dokumenty można szybko łączyć jako pliki PDF za pomocą oprogramowania, takiego jak Adobe Acrobat, bez konieczności drukowania dokumentów w celu ich połączenia.
Zapisz jako „Mały plik PDF”
Jeśli plik jest nadal bardzo duży po utworzeniu go elektronicznie, zamiast skanowania, nadal możesz wykonać kilka czynności. Najprościej jest ponownie zapisać plik jako plik PDF o zmniejszonym rozmiarze.
W najnowszej wersji programu Adobe Acrobat otwórz plik PDF, który chcesz ponownie zapisać jako mniejszy plik, wybierz opcję Plik, Zapisz jako inny, a następnie Mały PDF. Zostaniesz poproszony o wybranie kompatybilności wersji, której potrzebujesz, a następnie możesz kliknąć OK, aby zapisać. Zalecamy skonfigurowanie jego zgodności przynajmniej z programem Acrobat X, ponieważ ta wersja jest nadal szeroko stosowana.
Użyj narzędzia Adobe Acrobat PDF Optimizer
Czasami chcesz mieć większą kontrolę nad tym, które elementy w dokumencie zostaną obniżone lub usunięte. W takiej sytuacji należy wybrać narzędzie do optymalizacji plików PDF.
Przed optymalizacją pliku warto przeprowadzić audyt wykorzystania miejsca w pliku: sprawdź, które elementy, takie jak czcionki, obrazy itp., Używają najwięcej danych. Wyniki tego mogą dać ci pomysły, gdzie najlepiej jest zmniejszyć rozmiar pliku.
Aby rozpocząć optymalizację, otwórz plik PDF w programie Acrobat, kliknij opcję Plik, Zapisz jako inny, a następnie kliknij opcję Zoptymalizowany plik PDF. W wyświetlonym oknie dialogowym kliknij opcję Sprawdź użycie miejsca w prawym górnym rogu.
Zmniejsz rozmiar podczas zapisywania w programie Word
W programie Word, aby przekonwertować dokument do formatu PDF, użyj opcji Zapisz jako. Ta opcja generalnie tworzy dość mały plik, w zależności od liczby obrazów w dokumencie. Jeśli jednak okaże się, że plik PDF przekonwertowany do programu Word jest nadal zbyt duży, w programie Word jest inna opcja, która spowoduje utworzenie znacznie mniejszego pliku. Oto jak go używać:
Otwórz dokument programu Word, który ma zostać przekonwertowany na format PDF. Kliknij przycisk Plik, a następnie Zapisz jako. W menu Zapisz jako typ wybierz PDF i wprowadź preferowaną nazwę pliku. Oto dodatkowy krok: tam, gdzie na dole okna jest napisane Optymalizuj dla, wybierz Minimalny rozmiar (publikowanie online).
Użyj narzędzia do drukowania PDF
Inne narzędzia PDF (nie pochodzące od Adobe) zazwyczaj zawierają funkcje, które zmniejszają rozmiar pliku PDF. Jeśli jednak szukasz darmowej opcji, dostępnych jest kilka. Obecnie najczęściej pobieranym darmowym kreatorem PDF (według download.com) jest PrimoPDF.
Po zainstalowaniu PrimoPDF po prostu otwórz plik PDF, który chcesz skompresować (na przykład w programie Acrobat Reader lub przeglądarce internetowej), naciśnij Ctrl + P, aby otworzyć okno dialogowe drukowania, wybierz PrimoPDF z listy dostępnych drukarek, a następnie kliknij Stwórz PDF.
Zwróć uwagę, że ta metoda, podobnie jak zwykłe zapisanie w formacie PDF o zmniejszonym rozmiarze w programie Adobe Acrobat, zmniejsza jakość i rozdzielczość obrazu.
Jeśli chodzi o oszczędzanie miejsca na komputerze Mac, możesz zrobić wiele rzeczy: opróżnić kosz, usunąć instalatory aplikacji, pozbyć się duplikatów plików i wiele więcej.
Możesz także zmniejszyć rozmiar plików dokumentów PDF, aby były bardziej zwarte i zajmowały mniej miejsca na komputerze Mac.
Należy jednak pamiętać, że może to również obniżyć jakość oryginalnego pliku PDF.
Jeśli potrzebujesz wysokiej jakości pliku PDF do prezentacji lub zadania, możesz użyć innej metody, aby zaoszczędzić miejsce, na przykład zapisać go w systemie kopii zapasowych w chmurze lub na zewnętrznym dysku twardym.
Kompresja DF może pomóc obniżyć koszty udostępniania, przechowywania i przesyłania plików do chmury. Przyspiesza proces przesyłania, pobierania, drukowania lub załączania pliku PDF, ponieważ im mniejszy rozmiar, tym szybciej jest on dystrybuowany.
Jaki jest więc najlepszy sposób na wykorzystanie wszystkich zalet, jakie oferuje kompresja PDF? Angela O'Donnell wyjaśnia to, odpowiadając na nasze pytania poniżej.
Czy możesz krótko wyjaśnić, czym jest kompresja PDF?
Kompresja PDF reorganizuje dane w pliku PDF, przechowując je w bardziej efektywny sposób, dzięki czemu można je zmniejszyć bez utraty ważnych szczegółów w procesie. Zmiana kolejności danych może oznaczać zmianę rozmiaru i / lub ponowne formatowanie obrazów w celu zmniejszenia rozmiaru pliku.
Co się stanie, jeśli moje pliki, które wymagają kompresji, nie są plikami PDF? W tym przypadku przydaje się automatyzacja, ponieważ ręczne konwertowanie setek, tysięcy, a nawet milionów dokumentów do formatu PDF jest trudnym zadaniem.
Administratorzy mogą skierować usługę automatycznej konwersji do repozytorium dokumentów, takiego jak główne systemy zarządzania dokumentami (DMS), Dropbox, SharePoint, a nawet pojedynczy folder w sieci Windows, i po cichu konwertować dokumenty do formatu PDF w tle.
Jak działa automatyzacja w procesie kompresji?
Zamiast stosować kompresję do plików ręcznie jeden po drugim, zautomatyzowana usługa kompresji może w sposób ciągły przetwarzać duże ilości plików w repozytorium. W ten sposób cała praca związana z kompresją jest wykonywana cicho w tle, bez konieczności angażowania użytkowników po początkowej konfiguracji.
Ten rodzaj automatycznej kompresji to potężna usługa obejmująca wszystkie dokumenty, niezależnie od tego, jak znalazły się w repozytorium dokumentów.
Czy chcesz zobaczyć, jak wygląda automatyczna kompresja? Ta poręczna infografika zawiera przegląd tego, jak to działa w połączeniu z usługą automatycznego przetwarzania OCR.
Redukcja plików PDF do optymalnych rozmiarów, dając cztery różne opcje rozmiaru.
Organizacja plików PDF według numeracji, indeksowania, znaku wodnego itp. jest to możliwe podczas korzystania z PDFelement Pro.
Opcja przetwarzania wsadowego ułatwia życie, gdy wiele plików PDF musi być kompresowanych, edytowanych, porządkowanych i udostępnianych jednocześnie.
Zeskanowane pliki PDF można konwertować do formatów edytowalnych za pomocą technologii OCR.
Od wypełniania formularzy PDF, wyodrębniania danych po zabezpieczanie plików - wszystko jest możliwe z pomocą iSky soft PDFelement Pro dla Windows.
Metoda 2. Zmniejsz rozmiar PDF za pomocą programu Microsoft Word
MS Office od dawna jest znany jako najlepszy pakiet na komputery PC dla systemu Windows, ale większość z nas nie wie, że wraz z wydaniem pakietu MS Office 2013 możemy bezproblemowo tworzyć i edytować pliki PDF. To duży krok od firmy Microsoft i jest pomocny dla użytkowników, którzy chcą skompresować swoje pliki PDF do optymalnych rozmiarów do różnych celów, takich jak udostępnianie, przechowywanie itp.
Krok 1. Korzystając z MS Word 2013, wszystko co musisz zrobić, to zapisać plik Worda w formacie PDF. W oknie „Zapisz jako” („Plik”> „Zapisz jako”) wybierz PDF z rozwijanej listy zawierającej formaty wyjściowe, a także wybierz „Minimalny rozmiar” z poniższych opcji. Jest to nowa funkcja, która umożliwia zapisanie dokumentu programu Word jako pliku PDF w najbardziej optymalnym rozmiarze.
Rozwiązywanie problemów
Jedną z największych niedogodności związanych z obsługą pliku PDF jest duży rozmiar pliku. Nie ma nic gorszego niż wiadomość e-mail, która utknęła w skrzynce nadawczej z dużego pliku PDF, chyba że jest to oczywiście powolne pobieranie pliku PDF z Internetu.
Jak możesz zmniejszyć rozmiar dokumentu PDF? Chociaż zależy to w dużym stopniu od formatu PDF do PDF i rodzaju zawartej w nim zawartości, istnieją pewne ogólne opcje tworzenia plików PDF, na które należy zwrócić szczególną uwagę. Kilka poprawek tu i tam znacznie przyczyni się do zmniejszenia megabajtów pliku.
Użyj polecenia „Zapisz jako”.
To dobre miejsce, aby zacząć redukować obrzęki. Za każdym razem, gdy klikniesz „Zapisz” w aplikacji, otrzymujesz ogólnie większy rozmiar pliku. Dzieje się tak, ponieważ funkcja zapisuje zmiany i dodaje je do pliku. To samo dotyczy plików PDF.
Zamiast tego użyj polecenia „Zapisz jako”. W ten sposób nadpisujesz cały plik, usuwając nieużywane obiekty i nagromadzone zmiany. Rezultatem jest mniejszy plik PDF, z którym możesz sobie poradzić. Po dodaniu wszystkiego, czego potrzebujesz do pliku PDF, wybierz opcję „Zapisz jako”.
Kompresuj i zmniejszaj rozmiar obrazów PDF
Biorąc pod uwagę wizualny charakter dzisiejszych treści cyfrowych, obrazy stanowią dużą część plików PDF. Jeśli jednak Twój plik PDF nie jest przeznaczony do obsługi wysokiej rozdzielczości, możesz zachować nad nim kontrolę, zmniejszając rozmiar i kompresując obrazy. Zmniejszając próbkowanie obrazów bitmapowych, w zasadzie zmniejsza się liczbę pikseli, co obniża ogólną rozdzielczość, a tym samym rozmiar pliku PDF.
Wybierz odpowiednią przestrzeń kolorów
Być może słyszałeś już o przestrzeniach kolorów RGB i CMYK. Każdy z nich ma inny sposób obchodzenia się z kolorem. Ogólnie CMYK jest idealny do drukowania, a RGB jest idealny do wyświetlania na ekranie.
Jeśli plik PDF ma być wyświetlany głównie w Internecie lub na ekranie komputera, wybierz przestrzeń kolorów RGB dla obrazów PDF. W niektórych kreatorach PDF możesz w razie potrzeby przekonwertować obrazy CMYK na RGB. Wymaga mniej danych niż CMYK. A mniej kanałów danych oznacza mniejszy rozmiar pliku.
Podkonfiguruj czcionki
Osadzając czcionki, zasadniczo zamykasz cały zestaw znaków w pliku PDF, co może znacznie zwiększyć rozmiar pliku. Zamiast tego spróbuj podzielić źródła. Pozwoli to ograniczyć rozmiar pliku PDF do minimum.
Gdy czcionka jest podzestawem, dołączane są tylko znaki czcionki używane w pliku PDF. Jeśli w pliku nie zostanie użyty znak specjalny, taki jak „#”, znak nie zostanie uwzględniony. W większości przypadków można wybrać automatyczne podzbiór czcionek, jeśli użycie znaków jest mniejsze niż określona wartość. Skorzystaj z tej funkcji, jeśli ją masz. Twoje czcionki PDF są tak samo ważne jak obrazy.
Wyeliminuj niepotrzebne fanaberie
W zależności od tego, dla kogo i do czego jest przeznaczona zawartość PDF, możesz znacznie zmniejszyć rozdęcie. Aplikacje tworzące pliki PDF dla określonych potrzeb, takie jak Adobe Photoshop, umożliwiają zapisywanie plików PDF z zaawansowanymi ustawieniami, takimi jak Zachowaj możliwości edycji programu Photoshop.
Jeśli jednak pliki PDF nie są otwierane wyłącznie w programie Photoshop do edycji, nie ma potrzeby przygotowywania do tego pliku. Zanim więc zapiszesz plik PDF ze wszystkimi dzwonkami i gwizdkami, dowiedz się, jak będzie używany plik PDF i możesz łatwo odpowiednio zmniejszyć jego rozmiar.
Pliki PDF mają być wysokiej jakości, ale nie musi to oznaczać, że muszą być odzwierciedlone w rozmiarze pliku. Możesz uzyskać łatwy w zarządzaniu plik PDF po kilku zmianach. A jako bonus, większość tych dostosowań możesz wprowadzić za pomocą programu Sonic PDF Creator. Musisz tylko przejść do Widok> Opcje tworzenia ... i możesz uzyskać do nich dostęp za pośrednictwem okna dialogowego.